Verifactu para academias, centros de formación y guarderías

Si gestionas una academia, centro formativo, escuela infantil o trabajas como profesor particular autónomo, Verifactu te aplica desde 2027 sobre las facturas que emites. El sector educativo tiene una particularidad crítica: la mayoría de la enseñanza está exenta de IVA (artículo 20.Uno.9 LIVA), pero la exención de IVA NO exonera de cumplir Verifactu. Esta confusión es la fuente número uno de errores en el sector.

¿Las academias están obligadas a usar Verifactu?

Sí, sin excepción por estar exenta de IVA. Una academia es sujeto del IVA (aunque sus operaciones de enseñanza sean exentas), emite facturas a alumnos, padres y empresas clientes, y entra en Verifactu desde su fecha de aplicación. El RD 1007/2023 no excluye al sector educativo.

La confusión número uno del sector: muchas academias creen que “estar exenta de IVA = no necesitar facturar = no estar en Verifactu”. Falso en los tres pasos. La exención del IVA solo significa que la factura sale sin IVA repercutido. La obligación de emitir factura existe siempre que: el cliente la pida (cualquier alumno o padre/madre), se facture a empresas (formación in-company, FUNDAE), o entres en los supuestos del art. 2.2 RD 1619/2012. Y cuando emites factura, tiene que pasar por sistema conforme RRSIF.

Plazos vigentes tras el retraso del Real Decreto-ley 15/2025:

• 1 de enero de 2027: academias, escuelas y centros formativos constituidos como SL, SA, SLP o cualquier sujeto del Impuesto sobre Sociedades.
• 1 de julio de 2027: profesores particulares autónomos, academias unipersonales en estimación directa, profesionales de formación que ejercen como persona física.

Excepciones:

• Centros en País Vasco (TicketBai) o Navarra (sistema propio).
• Centros públicos (universidades públicas, colegios públicos) regidos por procedimientos administrativos distintos.
• Centros en SII obligatorio (facturación > 6 M€/año, infrecuente en academias).

Particularidades del sector formación

1. Enseñanza exenta de IVA (art. 20.Uno.9 LIVA)

Están exentas de IVA las actividades de enseñanza que cumplan dos requisitos:

1. La actividad debe consistir en la enseñanza de materias incluidas en planes de estudio del sistema educativo español (o equivalentes extranjeros).
2. El centro debe estar autorizado por la administración educativa o ser una entidad que cumpla los requisitos para impartir formación reglada / oficialmente reconocida.

Incluye: colegios privados/concertados, academias de refuerzo escolar (matemáticas, idiomas), escuelas infantiles, academias de oposiciones, máster universitarios, formación profesional. Profesores particulares persona física que enseñan materias del sistema educativo están también exentos. Excepción importante dentro del art. 20.Uno.9 LIVA: quedan EXCLUIDOS de la exención los permisos de conducción de los grupos A y B (autoescuelas para vehículos turismos/motos) y los títulos de navegación/aeronaves deportivos o de recreo. Es decir: la mayoría de autoescuelas tributan IVA al 21 % y emiten factura con IVA.

Lo importante para Verifactu: la factura sale sin IVA pero existe como factura, con hash, QR y registro.

2. Formación bonificada (FUNDAE)

La formación bonificada es la formación que las empresas dan a sus trabajadores y que se bonifica vía cuotas de la Seguridad Social a través de la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE). La academia que imparte factura a la empresa cliente. FUNDAE NO convierte automáticamente la factura en exenta de IVA: solo será sin IVA si la formación cumple los requisitos del art. 20.Uno.9 LIVA (materia del sistema educativo + centro autorizado/cualificado). Si no los cumple (típico en formaciones de habilidades blandas, idiomas no oficiales, talleres in-company), la factura va con IVA al 21 %. En cualquiera de los dos escenarios entra en Verifactu.

3. Servicios accesorios con IVA

Los servicios accesorios que ofrece una academia o centro escolar pueden tener IVA distinto:

• Libros de texto: IVA al 4 % (tipo super-reducido para libros, art. 91.Dos LIVA). El material escolar genérico (cuadernos, lapiceros, bolsas, uniformes, calculadoras) NO va al 4 %: tributa al 21 % salvo categorías específicas. Tu software debe permitir diferenciar el tipo aplicable por línea.
• Comedor escolar en centros que prestan servicio educativo: exento si va vinculado al servicio educativo principal y se cumplen condiciones; sujeto al 10 % si es servicio de hostelería independiente.
• Transporte escolar en centros: exento si está vinculado al servicio educativo; sujeto al 10 % si es servicio de transporte de viajeros independiente.
• Actividades extraescolares no incluidas en planes oficiales: pueden ir al 21 % o exentas según el caso.

Tu software Verifactu debe permitir facturas mixtas con varias líneas con tipos de IVA distintos (4 %, 10 %, 21 %, exento).

4. Profesor particular: persona física vs autónomo

Un profesor particular que da clases puntuales puede tributar por dos vías:

• Sin alta de autónomo (esporádico, pocos ingresos): puede no estar obligado a emitir factura formal y queda fuera de Verifactu sobre esa actividad esporádica. Pero la AEAT cada vez admite menos esta vía.
• Con alta de autónomo (actividad habitual): emite factura por cada clase o paquete, entra en Verifactu desde 1 jul 2027.

5. Matrícula y mensualidades

La matrícula y las mensualidades de academias son ingresos recurrentes. Verifactu se aplica igual: cada cobro genera factura (o se factura mensualmente por la suma de servicios prestados), con su hash, QR y registro. Los pagos por adelantado (cobro de trimestre completo en septiembre) son facturas anticipadas con devengo en el cobro (art. 75.Dos LIVA cuando hay IVA; si está exenta no hay devengo de IVA pero la factura existe).

Tipos de software Verifactu recomendados para academias

El sector tiene perfiles distintos: academia pequeña con matrículas/mensualidades, centro formativo grande con FUNDAE, escuela infantil con servicios accesorios, profesor particular autónomo.

Tipos de soluciones Verifactu para academias y centros:

VERIFACTU vs NO VERIFACTU en academias

Las dos modalidades del RRSIF:

• VERI*FACTU: tu sistema envía cada factura a la AEAT en tiempo real.
• NO VERI*FACTU: tu sistema genera hash, firma electrónica de registros, QR y registro de eventos, sin envío automático.

Para academias con muchas matrículas y mensualidades recurrentes, VERI*FACTU reduce trabajo administrativo. Para profesores particulares con pocas facturas, cualquier modalidad funciona. Ninguna modalidad exonera de los libros registro de IVA, que son obligación general (aunque la mayoría de operaciones sean exentas).

Sanciones específicas para academias

La AEAT aplica el régimen sancionador de Verifactu igual a un centro formativo aunque la mayoría de sus ingresos sean exentos de IVA. Cuantías y casuística completa en la guía de sanciones Verifactu.

Sanciones aplicables al sector formación:

Riesgo añadido en academias: la AEAT cruza tus facturas con (1) los datos del modelo 347 de operaciones con terceros (>3.005,06 €/año), (2) las bonificaciones FUNDAE declaradas por las empresas clientes, y (3) los datos de matrícula que algunos centros declaran ante la administración educativa.

Caso real: academia de idiomas con 80 alumnos

Centro: academia de idiomas, SL, 80 alumnos activos, 3 profesores contratados + 2 colaboradores autónomos. Volumen: ~85 facturas/mes (matrículas + mensualidades + cursos intensivos verano).

Decisión: software de gestión académica con módulo facturación integrado, en lugar de software facturación general + Excel para matrículas. Esto permite generar facturas automáticamente al cobro de mensualidad.

Coste y tiempos reales:

• Software gestión académica con facturación: ~85 €/mes.
• Certificado digital de representante de la SL: 24 € cada 2 años.
• Tiempo de migración: 14 horas (importar alumnos, configurar mensualidades, plantillas factura exenta).
• Tiempo de formación: 6 horas (admin + dirección).
• Total año 1: 1.020 € software + 24 € certificado + ~600 € horas formación = ~1.650 €.

Hallazgos del piloto:

• 3 facturas inicialmente con IVA al 21 % por error (el software venía configurado por defecto con IVA), tras configurar exención art. 20.Uno.9 LIVA salen correctamente sin IVA.
• Las facturas FUNDAE se etiquetan como “Acción formativa bonificada nº [X]” y se vinculan al grupo FUNDAE.
• El servicio de cafetería (extra opcional) se factura aparte con IVA al 10 % desde un módulo separado.
• Ahorro estimado: ~10 horas/mes de gestión administrativa.

Checklist de adaptación para academias

¿Qué hacer si tu sistema actual no es compatible?

Escenario 1: Excel + Word + recibo manual. No sirve. Migra a software de gestión académica con facturación o a software facturación general con declaración RRSIF.

Escenario 2: software de gestión académica antiguo on-premise (>5 años). Pregunta al fabricante por actualización RRSIF. Si no firma declaración responsable, migra a cloud.

Escenario 3: usas plataforma FUNDAE pero facturas con Excel/Word. Necesitas integrar plataforma FUNDAE con software de facturación conforme. Algunas plataformas FUNDAE ya incluyen facturación; otras requieren conector externo.

Escenario 4: profesor particular autónomo que cobra por Bizum y emite recibo Word. No sirve. Necesitas software facturación con declaración RRSIF, aunque sea el más básico (12-15 €/mes). El recibo Word con QR pegado no es Verifactu.

Fuentes consultadas

Este artículo se ha redactado contrastando las siguientes fuentes oficiales:

• Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, RRSIF — texto íntegro en BOE.
• Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, calendario Verifactu 2027 — texto íntegro en BOE.
• Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, especificaciones técnicas Verifactu — texto íntegro en BOE.
• Ley General Tributaria, arts. 29.2.j y 201 bis (obligación material y régimen sancionador) — consulta consolidada en BOE.
• Agencia Tributaria — Registro de facturación Verifactu (sede electrónica oficial) — portal sede AEAT.

Si detectas que alguna URL ha cambiado, escríbenos a hola@verifactu2027.com.

FAQs específicas para academias y centros