¿Puedo seguir usando Excel con Verifactu? (respuesta corta: NO)
Excel y Word quedan PROHIBIDOS con Verifactu desde 2027. Por qué, qué multas hay y qué alternativas gratis o de pago elegir si facturas con Excel ahora.
Si facturas con Excel, Word o cualquier plantilla “casera”, Verifactu te obliga a cambiar antes de 2027. No es una recomendación: es una prohibición expresa con sanciones de hasta 50.000 € por ejercicio para el usuario y 150.000 € para quien venda el “programa”. Esta guía explica por qué Excel queda fuera, qué obligaciones imposibles le pediría la AEAT y a qué pasarse (gratis o de pago).
Excel puede hacer una factura visualmente correcta, pero no aporta hash, QR oficial, log ni declaración responsable.
¿Por qué Excel queda prohibido con Verifactu?
Excel queda prohibido porque no puede cumplir tres requisitos obligatorios de Verifactu: generar un hash encadenado entre facturas, emitir QR de verificación con URL a sede AEAT y aportar declaración responsable del fabricante. Microsoft no certifica Excel como software de facturación, y un libro de cálculo es modificable a voluntad → incumple el principio de inalterabilidad de la Ley Antifraude 11/2021.
Verifactu no prohíbe “Excel” por su nombre. Lo que prohíbe es usar cualquier sistema que no cumpla las garantías técnicas del RD 1007/2023, y Excel no las cumple por diseño.
Los 5 requisitos técnicos que Excel no puede cumplir
Verifactu exige cinco requisitos técnicos que Excel no cumple ni puede cumplir: integridad mediante hash, inalterabilidad de los registros, trazabilidad encadenada, conservación íntegra de versiones y declaración responsable del fabricante. El RD 1007/2023 los recoge en su artículo 8. Cualquier sistema sin estos cinco controles está fuera, aunque genere “facturas correctas” en apariencia.
| Requisito Verifactu | ¿Excel lo cumple? |
|---|---|
| Hash encadenado SHA-256 entre facturas consecutivas | ❌ No (no genera hashes criptográficos automáticos) |
| Código QR con URL de verificación en sede AEAT | ❌ No (QR genérico ≠ QR Verifactu con estructura oficial) |
| Registro inalterable de cada factura emitida | ❌ No (cualquier celda es editable, borrable o sobrescribible) |
| Trazabilidad y conservación del histórico íntegro | ❌ No (un “guardar como” sustituye el archivo entero) |
| Declaración responsable del fabricante ante AEAT | ❌ No (Microsoft no la firma para Excel como producto de facturación) |
Basta con que falle uno para que el sistema sea no conforme. Excel falla los cinco.
¿Y si añado una macro o un complemento para generar el hash?
Una macro o un add-in NO convierte Excel en software Verifactu conforme. El RD 1007/2023 exige declaración responsable del fabricante del sistema en su conjunto, no de un complemento aislado. Microsoft no firma esa declaración para Excel y ningún tercero puede firmarla por una macro embebida en un archivo .xlsx que el usuario sigue pudiendo modificar.
Hay soluciones técnicas que “parchean” Excel (macros VBA, complementos, conectores con APIs), pero ninguna pasa el filtro legal:
- La declaración responsable debe cubrir el sistema completo (artículo 13 RD 1007/2023). Una macro en un archivo Excel no la cubre.
- La AEAT mantiene un listado público de sistemas con declaración responsable. Excel no aparecerá y no aparecerá.
- Un inspector solo necesita ver que tu programa es Excel para abrir expediente sancionador, sin entrar a auditar la macro.
→ Detalle del régimen sancionador: guía completa de sanciones Verifactu.
¿Qué multas hay si sigo facturando con Excel después de 2027?
Seguir facturando con Excel después de 2027 expone al autónomo o empresa a multa de hasta 50.000 € por ejercicio (artículo 201 bis.1 LGT), independiente de si has pagado correctamente los impuestos. La sanción es por usar software no conforme, no por defraudar. Se acumula con las multas generales por tributos dejados de ingresar (art. 191 LGT).
Detalle por tipo de infractor:
- Usuarios (autónomos / empresas que facturen con Excel): hasta 50.000 € por ejercicio y por cada tipo de sistema no conforme (art. 201 bis.1 LGT).
- Vendedores de plantillas Excel “Verifactu”: hasta 150.000 € por tipo de sistema comercializado (art. 201 bis.2 LGT). Si vendes plantillas Excel en marketplaces o webs con la palabra “Verifactu”, el riesgo es tuyo.
- Reincidencia: las multas se imponen anualmente. No es una sanción única.
→ Tabla detallada: sanciones Verifactu.
¿Puedo seguir usando Excel para llevar la contabilidad interna?
Sí, puedes usar Excel para presupuestos, control de gastos, cuadres internos o análisis. Lo que NO puedes es emitir la factura final desde Excel. Verifactu regula el sistema de facturación, no tus hojas de control internas. Puedes seguir trabajando con Excel y solo “conectar” la emisión de la factura a un programa Verifactu conforme.
Casos válidos para seguir usando Excel:
- Presupuestos previos que no son factura.
- Hojas de control de cobros y vencimientos.
- Cuadros internos de horas, márgenes, costes.
- Importar / exportar datos desde y hacia un software Verifactu (la mayoría tiene importación CSV).
Lo que NO vale: emitir un PDF de factura desde Excel y entregárselo al cliente. Esa factura es la que debe pasar por software Verifactu conforme.
Word, Google Docs, PDF a mano, plantillas… mismo régimen
Cualquier sistema sin declaración responsable queda fuera de Verifactu: Word, Google Docs, plantillas PDF editables, generadores online “gratis” y software descargado sin certificación. El criterio es uno solo: ¿tiene declaración responsable registrada del fabricante? Si la respuesta es no, el sistema es no conforme y el usuario expuesto.
Casos típicos que también quedan fuera:
- Microsoft Word: misma razón que Excel.
- Google Docs / Sheets: misma razón. Google no certifica.
- Pages / Numbers de Apple: igual.
- LibreOffice / OpenOffice: igual.
- Plantillas PDF rellenables: no son software, no tienen declaración.
- Generadores web “factura gratis” sin marca clara: mira siempre si tienen declaración responsable. Muchos sí (Holded, Anfix, Cegid Free); otros no.
→ Cómo identificar la declaración: verifactu gratis: opciones con declaración responsable.
A qué pasarse: 3 caminos para dejar Excel
Tres caminos válidos para dejar Excel: software gratis con declaración responsable (Cegid Connect Free, Holded Starter, Anfix), software de pago desde 5 €/mes (Quipu, Factura Directa, Holded Plus) o factura directamente desde la sede AEAT (gratis pero solo manual). Elige según volumen de facturas y necesidad de gestión adicional.
1. Software gratis con declaración responsable
Algunas opciones reales (a fecha 2026, verificar siempre antes de contratar):
- Cegid Connect Free: gratis con tope de facturas/mes.
- Holded plan Starter: gratis para autónomos con bajo volumen.
- Anfix plan freemium en algunas modalidades.
- Aplicación gratuita AEAT: la propia Agencia Tributaria está desarrollando una app simple para autónomos con pocas facturas.
→ Comparativa: Verifactu gratis: opciones reales con declaración responsable.
2. Software de pago (5-15 €/mes)
Si emites más de 20-30 facturas/mes o necesitas gestión (cobros, IVA, contabilidad), suele compensar pasarse a:
- Quipu (TeamSystem): desde 8 €/mes.
- Factura Directa: desde 5 €/mes.
- Holded plan Basic: desde 12 €/mes.
- Contasimple: planes desde 9 €/mes.
3. Facturador directo en sede AEAT (gratis pero manual)
La AEAT ofrecerá su propio formulario en sede para autónomos con pocas facturas. Es gratis, pero hay que rellenar cada factura a mano (no importa nada, no exporta a contabilidad, no integra con bancos). Útil para emisores muy ocasionales.
Cómo migrar tus datos de Excel a un software Verifactu
Para migrar de Excel a software Verifactu: exporta tu listado de clientes y productos a CSV, impórtalos en el nuevo software, archiva tu Excel histórico (lo conservas como soporte) y emite la primera factura de 2027 ya desde el nuevo sistema. No es necesario migrar el histórico de facturas anteriores: las facturas de 2026 emitidas en Excel siguen siendo válidas porque Verifactu no es retroactivo.
Pasos prácticos:
- Exporta a CSV tu listado de clientes (con NIF, dirección, email) y de artículos/servicios desde Excel.
- Elige uno de los programas con declaración responsable.
- Importa clientes y artículos en el nuevo programa (la mayoría acepta CSV directamente).
- Configura tu certificado digital y series de facturación.
- Conserva tu Excel histórico: NO lo borres. Te sirve como justificante de las facturas emitidas en 2026 y anteriores (la AEAT puede pedir las hojas como soporte si te inspecciona).
- Emite la primera factura de 2027 ya desde el nuevo software conforme.
Excel y la factura rectificativa: otro motivo más por el que no vale
Excel no permite cumplir el requisito Verifactu de factura rectificativa con código R1-R5 y hash encadenado: cualquier corrección en Excel es una edición destructiva del archivo original, lo que viola directamente el principio de inalterabilidad del RD 1007/2023. En un software conforme, corregir una factura ya emitida obliga a generar una rectificativa nueva (no toca la original); en Excel, lo natural es abrir el archivo y cambiar la celda — eso ya es infracción.
Diferencia conceptual clave:
- En Excel: si te equivocas en un NIF, abres la hoja y lo cambias. La factura queda “corregida” sin rastro de la versión anterior.
- En software Verifactu: la factura original NO se toca jamás. Generas una factura rectificativa nueva (código R1 a R5 según motivo) que sustituye o corrige por diferencias a la original. La rectificativa tiene su propio hash, encadenado al de la rectificada y al de la última factura emitida. La AEAT ve toda la cadena: factura mal → rectificativa correcta → siguiente factura.
Códigos de factura rectificativa (todos imposibles de implementar en Excel):
| Código | Cuándo se usa |
|---|---|
| R1 | Descuento posterior, devolución, anulación parcial con causa fundada |
| R2 | Concurso de acreedores del cliente |
| R3 | Créditos incobrables (plazo 6/12 meses) |
| R4 | Errores materiales (NIF, importe, IVA, razón social mal) |
| R5 | Rectificación de tickets simplificados (B2C) |
Para emisores con Excel hoy, esto es uno de los motivos operativos más graves: lo que ahora se arregla en 30 segundos abriendo la hoja, en 2027 requiere flujo formal documentado. Sin software adaptado, ni siquiera la rectificación es legalmente válida.
→ Régimen sancionador detallado: guía de sanciones Verifactu.
¿Y si soy autónomo con pocas facturas (menos de 10 al mes)?
Si emites menos de 10 facturas al mes, las opciones más realistas son: la app gratuita de la AEAT (cuando esté disponible), un plan freemium tipo Cegid Connect Free o Anfix, o un software muy barato (5 €/mes). Excel ya no es opción aunque tu volumen sea bajísimo. La obligación Verifactu se aplica desde la primera factura, no por umbral mínimo.
→ Más detalle: Verifactu gratis · Verifactu para autónomos.
Casos prácticos: ¿qué hacer ahora si solo tengo Excel?
Tres situaciones típicas: (1) autónomo con plantilla Excel propia → migrar antes del 1 jul 2027; (2) gestoría que factura clientes en Excel → ofrecer software conforme antes del 1 ene 2027; (3) empresa con sistema ERP propio en Excel + macros → encargar al desarrollador adaptación o sustituir el sistema. El plazo crítico depende de si eres autónomo (julio 2027) o sociedad (enero 2027).
Caso 1: autónomo que factura con Excel propio
- Plazo: tienes hasta el 30 de junio de 2027.
- Recomendación: prueba un plan gratis (Cegid Connect Free, Holded Starter) o un software muy barato (Factura Directa 5 €/mes) durante 2026 para llegar a 2027 con la rutina ya hecha.
Caso 2: gestoría que emite facturas a sus clientes en Excel
- Plazo crítico: 1 de enero de 2027 (si tu gestoría es S.L.) o 1 de julio de 2027 (si eres autónoma con clientes empresa, igualmente la fecha de tus clientes manda).
- Recomendación: cambiar ya a software adaptado y, en paralelo, recomendar lo mismo a tus clientes que aún emitan con Excel.
Caso 3: ERP propio en Excel con macros
- Recomendación: el coste de adaptar el Excel para que cumpla los 5 requisitos suele superar el precio de un software conforme estándar. Cambia el sistema entero antes que parchear el Excel.
- Para empresas grandes: pide a tu desarrollador presupuesto comparativo Excel adaptado vs ERP nuevo. Casi siempre gana el ERP.
→ Si estás justo en el límite empresa/autónomo: Cuándo entra en vigor Verifactu.
Fuentes consultadas
Este artículo se ha redactado contrastando las siguientes fuentes oficiales:
- Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, RRSIF — requisitos técnicos que Excel no puede cumplir (hash SHA-256, registro de eventos, QR, inalterabilidad) — texto íntegro en BOE.
- Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, especificaciones técnicas XML y obligación a fabricantes — texto íntegro en BOE.
- Ley General Tributaria, art. 201 bis (sanciones por sistemas no conformes hasta 50.000 € por ejercicio para el usuario) — consulta consolidada en BOE.
- Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal — texto íntegro en BOE.
- Agencia Tributaria — Registro de facturación Verifactu (sede electrónica oficial) — portal sede AEAT.
Si detectas que alguna URL ha cambiado, escríbenos a hola@verifactu2027.com.
Siguiente paso
- 📖 Para entender el sistema completo: Qué es Verifactu.
- 🆓 Para ver alternativas gratis con declaración responsable: Verifactu gratis.
- ⚠️ Para saber exactamente qué arriesgas si no cambias: Sanciones Verifactu.
- 🛠️ Para autónomos con bajo volumen: Verifactu para autónomos.