App Verifactu AEAT 2027: cómo funciona la oficial gratis

Si tu volumen de facturación es bajo o medio (hasta unas 50-100 facturas/mes), la app Verifactu AEAT es la opción que más rápido te resuelve el cumplimiento del 1 de enero de 2027 (sociedades) o 1 de julio de 2027 (autónomos) sin pagar nada. Esta guía explica cómo entra en juego, qué hace bien, dónde se queda corta y cuándo conviene saltar a un SaaS.

¿Qué es la app Verifactu AEAT?

Es una herramienta web oficial mantenida por la Agencia Tributaria, accesible desde la sede electrónica. Permite:

• Emitir facturas completas (F1) y simplificadas (F2) conformes a Verifactu.
• Generar QR y hash SHA-256 automáticamente.
• Enviar el registro a AEAT en tiempo real (modalidad VERI*FACTU).
• Consultar el histórico de facturas emitidas desde el panel del usuario.
• Exportar PDF imprimible de cada factura.

No necesita instalación: funcionas desde el navegador. Acceso con certificado digital, Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente. Sin coste, sin límites de facturas/mes.

¿Para quién está pensada?

La AEAT la diseñó para el perfil autónomo o pequeña empresa con bajo volumen que hasta ahora facturaba en Excel, Word o sistemas no adaptados. El umbral razonable de uso:

Cómo accedes a la app Verifactu AEAT

El acceso real es desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria, en la sección de facturación:

1. Entras a sede.agenciatributaria.gob.es.
2. Te identificas con certificado digital, Cl@ve PIN o Cl@ve Permanente.
3. Vas al apartado de IVA → Registro de facturación Verifactu.
4. Activas la modalidad VERIFACTU (envío en tiempo real) o NO VERIFACTU (envío diferido).
5. Empiezas a emitir facturas desde el formulario web.

El tutorial completo paso a paso está en tutorial app gratuita AEAT.

Limitaciones reales (lo que NO hace)

La app AEAT es una herramienta básica, no un ERP. Lo que NO hace:

• No tiene TPV táctil: emite factura desde formulario web, sin pantalla táctil ni impresora ticket directa.
• No tiene módulo de cocina/barra: inútil para hostelería con servicio rápido.
• No conecta con ecommerce: no genera factura automática al confirmar pedido en WooCommerce/Shopify.
• No gestiona stocks: no es ERP. Solo emite facturas.
• No tiene contabilidad: no concilia con modelos 303, 349, 390. Eso lo hace tu gestoría aparte.
• No tiene CRM: no guarda historial de relación con el cliente más allá de las facturas emitidas.
• No tiene multiusuario: cada usuario emite con su certificado o Cl@ve. No hay panel de equipo.
• No tiene API: no se puede integrar con otros sistemas (TPV, ecommerce, ERP).
• No tiene plantillas avanzadas: el formato de factura es el estándar AEAT, sin branding ni diseño.
• No tiene cobro online: solo emite la factura. El cobro lo gestionas aparte (transferencia, datáfono).

Si necesitas cualquiera de estas funciones, necesitas un SaaS o ERP. Ver software Verifactu.

App AEAT vs. SaaS de pago: comparativa real

Casos prácticos: cuándo SÍ y cuándo NO

✅ Caso 1: Autónomo arquitecto con 8 facturas/mes

Perfil: emite 8 facturas mensuales a empresas, sin TPV ni ecommerce. App AEAT le encaja perfecto: cero coste, cumplimiento total, formulario rápido cada mes. Si en el futuro pasa a 30 facturas/mes, puede seguir con app AEAT o migrar.

✅ Caso 2: Tutor online con cursos B2C

Perfil: profesor particular con plataforma propia, factura mensual al alumno. App AEAT le sirve si tiene pocos alumnos y emite manualmente. Si la plataforma genera muchas facturas automáticamente, mejor SaaS con API.

⚠️ Caso 3: Carpintero con 25 facturas/mes

Perfil: autónomo del oficio, factura a particulares y a alguna constructora. App AEAT es VIABLE pero el formulario web es lento si tienes prisa. Holded Esencial (9 €/mes) acelera el flujo con plantillas y cobro online.

❌ Caso 4: Bar con 150 tickets/día

Perfil: bar familiar con cocina, 150 tickets diarios. App AEAT NO sirve: necesitas TPV táctil con módulo de cocina. Ver TPV Verifactu — opciones desde Loyverse gratis hasta Glop.

❌ Caso 5: Ecommerce con 400 pedidos/mes

Perfil: tienda WooCommerce con pedidos automáticos. App AEAT NO sirve: necesitas plugin que emita factura automática al confirmar pedido. Ver Verifactu para ecommerce.

Cómo migrar de Excel a la app AEAT (sin perderte)

1. Calcula tu volumen real: cuenta facturas/mes de los últimos 3 meses. Si es < 100, app AEAT te sirve.
2. Obtén certificado digital o Cl@ve PIN: imprescindible. Certificado FNMT gratis si lo pides como persona física.
3. Exporta tu maestro de clientes de Excel: NIF, nombre, dirección, IBAN. Lo introducirás en la app a medida que emitas.
4. Decide la modalidad: VERIFACTU (envío en tiempo real, recomendado) o NO VERIFACTU (envío diferido).
5. Configura la serie de numeración: si vienes de Excel, decide si continúas la numeración o inicias serie nueva (S2027 por ejemplo). Documenta el cambio.
6. Emite 3-5 facturas de prueba: usa el entorno de pruebas si está disponible o factura con cuidado las primeras.
7. Archiva las facturas históricas de Excel durante 4 años (plazo prescripción) — no las borres aunque ya no las uses.

Certificado digital, Cl@ve y apoderamiento: qué necesitas para acceder

El acceso a la app Verifactu AEAT pasa obligatoriamente por la identificación digital en la sede electrónica. No hay opción de usuario/contraseña simple: es una de las cuatro vías que la AEAT acepta. Cada una tiene matices que se cobran en tiempo y en operativa si los descubres tarde.

Certificado digital FNMT (la opción más usada)

El certificado digital FNMT-RCM es un fichero criptográfico personal que se instala en navegador o se guarda en una tarjeta. Es la vía más versátil:

• Coste: gratis si lo pides como persona física. 24 € cada 2 años si es certificado de representante de persona jurídica (SL, SA).
• Validez: 4 años el de persona física; 2 años el de representante (renovable online los 60 días previos).
• Soportes: navegador (Chrome, Firefox, Edge), tarjeta criptográfica (DNIe, ACA), USB token o dispositivo móvil (autofirma).
• Cuándo conviene: si emites facturas con regularidad o haces más trámites con la AEAT (modelo 303, modelo 130, censo, devolución IVA).

Proceso resumido: entras a sede.fnmt.gob.es, solicitas certificado, te asignan código de solicitud, te personas en una oficina de registro (Hacienda, Seguridad Social o Ayuntamiento autorizado) con DNI físico para acreditar identidad, vuelves al ordenador a descargar y el certificado queda instalado en el navegador.

Cl@ve PIN (el truco para uso ocasional)

Cl@ve PIN te manda un PIN por SMS o app móvil cada vez que necesitas entrar. No hay fichero a instalar, no caduca el certificado.

• Coste: 0 €.
• Validez del PIN: 10 minutos por sesión.
• Cuándo conviene: si vas a usar la app AEAT solo unas pocas veces al año (autónomo con 2-3 facturas anuales, persona física con un alquiler que factura puntualmente).
• Limitación: pierdes tiempo cada vez que entras (esperar SMS, teclear PIN). No es operativo para volumen.

Cl@ve Permanente (intermedio entre las dos)

Cl@ve Permanente te da un usuario y contraseña fijos (tipo banca online), con doble factor opcional. Es más cómoda que Cl@ve PIN para uso recurrente pero menos potente que el certificado.

• Coste: 0 €.
• Limitación: no permite firma con ciertos modelos avanzados — para la app Verifactu sí funciona, pero si más adelante quieres firmar el modelo 303 con desglose complejo, el certificado es mejor.

DNIe (DNI electrónico)

El DNI electrónico funciona como certificado digital físico embarcado en el chip del DNI. Te hace falta un lector USB de DNI (15-25 €) o un móvil Android compatible con NFC.

• Coste: 0 € (el DNI ya lo tienes; el lector es opcional).
• Limitación: chip caduca cada 30 meses; conviene renovarlo en la comisaría.

Apoderamiento: cuando un tercero (gestoría) factura por ti

El apoderamiento AEAT es el mecanismo por el que autorizas formalmente a otra persona (tu gestoría, un familiar, un colaborador) a actuar en tu nombre ante Hacienda — incluyendo emisión de facturas Verifactu desde tu cuenta.

Pasos para apoderar a tu gestoría:

1. Entras con TU certificado o Cl@ve a sede AEAT → “Apoderamiento” → “Apoderamiento entre particulares y empresas”.
2. Eliges el trámite concreto que delegas. Para Verifactu: “GENERALDIPRRRSIF” — Diligenciado de libros de facturación.
3. Introduces NIF de la gestoría y fechas de vigencia (típicamente 1-3 años renovables).
4. Firmas el apoderamiento con TU certificado.
5. La gestoría recibe notificación y acepta el apoderamiento desde SU certificado.
6. A partir de ese momento, la gestoría entra a tu cuenta Verifactu con SU identificación pero figurando como representante autorizado tuyo.

Representante de persona jurídica (SL, SA, etc.)

Si facturas como sociedad mercantil, el certificado de representante de persona jurídica es lo que cambia respecto a un autónomo persona física:

• Lo emite la FNMT a la persona física inscrita en el Registro Mercantil como administrador único o solidario.
• Coste 24 € cada 2 años.
• Sin él, ningún empleado puede emitir facturas Verifactu por la SL — necesita apoderamiento del administrador.
• Si la SL tiene varios administradores solidarios, cada uno puede pedir el suyo, pero suele haber un solo certificado activo para evitar dispersión.

Errores reales de los primeros usuarios (qué falla en la app AEAT)

La app lleva activa desde octubre de 2025 y ya hay un patrón claro de problemas operativos que se repiten. Los más frecuentes:

1. Identificación con certificado expirado

Es el error nº 1. El usuario tiene certificado FNMT instalado pero caducado hace meses; al entrar, la sede AEAT da error genérico tipo “Error en la conexión segura”. Solución: renueva el certificado desde la propia FNMT antes del vencimiento (te queda margen de 60 días).

2. NIF cliente sin validar antes de emitir

La app no valida automáticamente el NIF/CIF/VAT del cliente contra el censo. Si introduces un NIF inválido o un VAT intracomunitario inactivo, la factura se emite pero falla al enviarse a la AEAT. Solución: valida el NIF en el censo AEAT y el VAT en VIES ANTES de cargar al cliente.

3. Selección errónea de modalidad VERIFACTU vs NO VERIFACTU

Algunos usuarios activan NO VERIFACTU pensando que es “más privado” o “más seguro”. El efecto inmediato: te toca conservar libros registro durante 4 años, asumir firma electrónica avanzada y responder a inspecciones con tus propios registros. La gran mayoría debe elegir **VERIFACTU SÍ**.

4. Numeración de serie sin continuidad

Si vienes de Excel y empiezas a emitir en la app sin documentar el corte, puedes acabar con facturas duplicadas (Excel #2025-100 + app #2025-100). Solución: la app permite crear una nueva serie (“S2026” por ejemplo) o continuar la anterior; documenta la fecha exacta del corte para inspección.

5. Confundir factura completa con ticket simplificado

La app permite emitir factura F1 (completa) y F2 (simplificada). Algunos usuarios emiten todo como F1 sin necesidad, lo que genera fricción comercial (el cliente B2C no necesita factura completa). Aprende a usar F2 cuando facturas a particulares por menos de 400 €.

6. No descargar el justificante PDF tras emitir

La app guarda la factura en el panel pero no te la manda por email. Si tu cliente la necesita, tienes que descargar el PDF y enviársela manualmente. Acostúmbrate a descargar tras emitir o automatízalo con un SaaS si el volumen sube.

7. Caída momentánea de la sede AEAT

La sede AEAT cae 3-6 veces al año durante minutos u horas (renderización de censo, mantenimiento). Durante esa caída no puedes emitir factura desde la app. Solución para urgencias: emites la factura desde un SaaS de respaldo (Holded Free, FacturaDirecta plan 0) y cuando vuelve la AEAT documentas el incidente.

8. Confusión apoderamiento → mi gestor no puede acceder

Apoderaste a la gestoría pero al intentar entrar te dice “no autorizado”. Causa: el apoderamiento se ha firmado por una parte pero la gestoría no ha aceptado desde su propio certificado. La aceptación es un paso aparte. Solución: pide a la gestoría que entre a sede AEAT → “Apoderamientos recibidos” y acepte.

Límites reales frente a un SaaS de pago

Más allá de la tabla comparativa, hay seis límites operativos que solo se notan cuando llevas 2-3 meses usando la app AEAT y ya te has acostumbrado al flujo. Vale la pena conocerlos antes para decidir si te merece la pena saltar:

1. Sin recordatorio automático de impagos: la app no manda emails al cliente cuando la factura vence. Tienes que controlar tú con Excel paralelo o aceptar que parte de las facturas se cobran tarde.
2. Sin cobro online integrado: no puedes generar un enlace de pago Stripe/PayPal/Bizum desde la factura. Tu cliente paga por transferencia y tú reconcilias a mano.
3. Sin numeración automática por cliente o por serie compleja: la app maneja una serie por NIF. Si necesitas series separadas (alquileres + servicios profesionales + ecommerce), no te lo gestiona.
4. Sin contabilidad anexada: la app emite la factura y registra en el censo AEAT, pero NO te prepara el modelo 303 con los importes desglosados. Tu gestor sigue haciéndolo manualmente.
5. Sin descarga masiva de PDFs: si necesitas exportar las 30 facturas del mes para tu archivo o tu gestor, las descargas una a una. No hay export ZIP.
6. Sin plantilla branding propia: la factura sale con formato AEAT estándar, sin tu logo, sin tu paleta de colores, sin tu pie de página. Para freelance o profesionales con marca personal puede chocar.

Si dos o más de estos seis límites te pesan en operativa diaria, vale la pena pagar 9-19 €/mes por un SaaS. La diferencia se amortiza en horas ahorradas el primer mes.

Cuándo saltar de la app AEAT a un SaaS

Hay 4 momentos en los que la app AEAT se queda corta y vale la pena pagar 9-19 €/mes:

1. Cuando emites más de 50 facturas/mes y el formulario web te ralentiza.
2. Cuando empiezas a recibir impagos y necesitas recordatorios automáticos.
3. Cuando quieres cobrar por Stripe/PayPal/Bizum desde la propia factura.
4. Cuando tu cliente exige factura en otro idioma (inglés, alemán, francés).

Para SaaS adaptados con plan barato, ver Verifactu gratis o software Verifactu.

Preguntas frecuentes — App Verifactu AEAT

¿Cuánto cuesta la app Verifactu AEAT?

Cero euros. Sin límite de facturas, sin upsell, sin tarjeta.

¿Necesito instalarla?

No. Es una herramienta web desde sede.agenciatributaria.gob.es.

¿Sirve para cualquier autónomo?

Sí para volumen bajo-medio. NO para bar/restaurante, tienda física ni ecommerce.

¿Cómo se descarga?

No se descarga. Es web. Acceso con certificado digital o Cl@ve.

¿Funciona en móvil?

Desde navegador sí pero no optimizada. Para móvil conviene SaaS nativo.

¿Puedo usar app AEAT y SaaS a la vez?

Técnicamente sí, no se recomienda. La cadena de hash se reinicia con cada sistema.

Fuentes consultadas

• Real Decreto 1007/2023 (RRSIF) — BOE.
• Sede AEAT — Verifactu: portal oficial.
• Manual usuario Verifactu (AEAT): PDF oficial.

Siguiente paso

• 🛠️ ¿Quieres ir paso a paso? Ver Tutorial app gratuita AEAT.
• 🆓 ¿Otras opciones gratis? Ver Verifactu gratis.
• 💻 ¿Necesitas comparar SaaS? Ver Software Verifactu.
• 📋 ¿Quieres auditar tu cumplimiento? Ver Checklist Verifactu.

Ir al tutorial paso a paso